Informativa per candidati interni delle società ETJCA - Etjca
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Informativa per candidati interni delle società ETJCA

INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI PER CANDIDATI INTERNI DELLE SOCIETÀ ETJCA

Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, le società ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro, con sede legale in Corso Sempione, 4 – 20154 Milano e direzione generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano, CF/PI: 12720200158, ETJCA Formazione Srl – CF/PI: 12923630151 e ETJCA Hr Services Srl – CF/PI: 10195360960 con sede in Via Valassina 24 – 20159 Milano, (di seguito definite “società”) in qualità di Contitolari del trattamento, sono tenute a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali dei candidati. La società Etjca spa opera sul territorio italiano mediante filiali il cui elenco aggiornato è consultabile sul sito internet www.etjca.it . Etjca spa, Etjca Formazione srl, Etjca HR Services srl sono parte di un network di organizzazioni con specifiche professionalità nell’ambito dei servizi legati al lavoro. Al fine di offrire servizi migliori e di migliorare le occasioni lavorative per i candidati, le società hanno redatto specifici accordi relativi al trattamento dei dati personali dei candidati.

 

 

FONTE DEI DATI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali acquisiti possono essere raccolti:

  • direttamente presso l’interessato, tramite consegna del CV cartaceo presso la direzione generale/sede delle società o una filiale territoriale o tramite il portale online sul sito internet www.etjca.it nella sezione lavora con noi (ove è possibile anche il caricamento spontaneo facoltativo di un video del candidato, nonché l’inserimento di ulteriori dati a completamento del proprio profilo);
  • direttamente presso l’interessato, in occasione di un eventuale colloquio online o in presenza;
  • occasionalmente presso fonti ad accesso pubblico o presso soggetti terzi (es. informazioni di carattere lavorativo presenti su social network professionali nei limiti di quanto consentito dalla vigente normativa, referenze acquisite presso terzi laddove consentito dall’interessato).

 

I dati trattati, ove la selezione lo richieda, sono: dati personali (a titolo esemplificativo e non esaustivo: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza, sesso, dati di contatto, titoli di studio, esperienze lavorative ed eventuali dati in generale riportati nel CV redatto dall’interessato e/o nel questionario compilato via web, eventuali dati relativi ad aspetti psicoattitudinali/comportamentali inerenti lo svolgimento di attività lavorative) e, ove necessario, categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 del RGPD.

Può accadere in particolare che nell’ambito dello svolgimento dell’attività di ricerca e selezione si venga in possesso, nei limiti di quanto consentito dalla legge, di dati che la legge definisce come “sensibili”, e cioè quelli da cui possono eventualmente desumersi, fra l’altro, l’appartenenza a categoria protetta, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché lo stato di salute. In alcuni casi tali Dati potrebbero essere strettamente necessari ai fini della selezione. In tal caso saranno trattati esclusivamente per le finalità connesse all’ottemperanza di un obbligo contrattuale/precontrattuale, legale, normativo, regolamentare, nonché a disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo. Qualora nei curricula inviati dai Candidati siano presenti dati non pertinenti rispetto alla finalità perseguita, le società si asterranno dall’utilizzare tali informazioni. Si raccomanda ed invita i candidati ad astenersi tassativamente dall’inserire nel curriculum tali dati ove non necessario.

In ogni caso tutti questi dati vengono trattati nel rispetto della citata legge e degli obblighi di riservatezza a cui si è sempre ispirata l’attività delle società.

 

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

Al fine di rispondere online ad uno specifico annuncio di lavoro o presentare una candidatura spontanea è necessario creare un profilo utente sul portale web, comprensivo di CV, compilazione di form e caricamento di dati accessori e facoltativi dei profili quali video cv e job test. Ciò potrebbe essere applicabile anche quando la consegna del curriculum avvenga in formato cartaceo in filiale o presso la direzione generale/sede, in quanto il candidato potrebbe essere invitato alla creazione del profilo online ai fini di una più efficace gestione della candidatura. I dati inseriti in fase di registrazione online, o altresì conferiti in modalità cartacea, saranno conservati per un periodo di tempo pari a 12 mesi (salvo diversa disposizione di legge che preveda periodi superiori) dal dall’ultimo accesso al proprio profilo online e, al termine di tale periodo saranno cancellati unitamente al profilo utente online o resi anonimi in modo irreversibile. In ogni caso, l’utente dei servizi online riceverà preventivamente una comunicazione via mail che lo avvertirà della necessità di aggiornare il proprio profilo obsoleto e dell’eventuale cancellazione del profilo. Inoltre, è prevista, all’interno del sito, la possibilità di cancellare personalmente il proprio profilo.

Nello specifico si informa l’interessato che:

  • in caso di candidatura in risposta ad uno specifico annuncio i dati saranno utilizzati per il solo periodo necessario alle finalità di selezione per la specifica posizione a cui si candida l’interessato e, potranno altresì essere utilizzati al fine di poter ricontattare l’interessato per future ed ulteriori posizioni lavorative ritenute da parte delle società attinenti al profilo e per l’invio di job alert/newsletter/e-mail ritenuti inerenti al profilo e/o comunque di utilità per l’interessato. In caso di candidatura ad uno specifico annuncio, il profilo utente rimarrà comunque attivo per i previsti 12 mesi anche al fine di consentire agevolmente al candidato la presentazione di ulteriori candidature ad annunci senza dover conferire nuovamente i dati personali;
  • in caso di candidatura spontanea (o generica consegna del proprio CV senza rispondere a nessuna offerta di lavoro in particolare) i dati saranno trattati per un periodo di tempo pari a 12 mesi durante il quale le società potranno utilizzare i dati e contattare l’interessato per posizioni di lavoro ritenute compatibili con il proprio profilo e previo consenso facoltativo per l’invio di job alert/newsletter/e-mail ritenuti inerenti al profilo e/o comunque di utilità per l’interessato. Il profilo utente rimarrà comunque attivo per i previsti 12 mesi anche al fine di consentire agevolmente al candidato la presentazione di candidature ad annunci specifici senza dover conferire nuovamente i dati personali;
  • in caso di mera creazione del profilo utente online, senza la presentazione di candidatura spontanea o senza candidatura specifica in risposta ad un annuncio di lavoro, i dati saranno trattati per un periodo di tempo pari a 12 mesi durante il quale l’organizzazione potrà inviare previo consenso facoltativo job alert/newsletter/e-mail relativamente alle offerte lavorative fornite dalle società e/o comunque di utilità per l’interessato.

Qualora si instauri un rapporto lavorativo o vi siano specifiche finalità amministrative e/o gestionali o comunque situazioni previste da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui le società debbano attenersi è previsto che il periodo di conservazione dei dati possa essere esteso conformemente alla vigente legislazione. Le società mediante controlli periodici, verificheranno costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati conservati e si riservano la possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste. I curricula vitae nello specifico potranno essere distrutti in modo sicuro in caso non siano considerati più attuali o di interesse, oppure qualora non siano stati aggiornati dall’interessato.

 

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti necessari che le società devono effettuare per adempiere alle esigenze di conoscenza e valutazione dei candidati nell’ambito della ricerca e selezione di personale per la copertura di posizioni di lavoro, nonché ad obblighi di legge, norme, regolamenti. Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità di dar corso al processo di ricerca e selezione del personale. Si precisa che il caricamento del video CV e la compilazione del questionario “job test” non è in alcun modo obbligatorio e la mancata compilazione non comporterà alcun danno al candidato, il quale sarà comunque valutato sulla base degli altri elementi a disposizione (CV, informazioni acquisite durante il colloquio).

Il consenso non è obbligatorio per tutte le altre finalità e, quandanche conferito, può essere revocato in qualunque momento da parte dell’interessato.

 

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati sono trattati nell’ambito della normale attività delle società e secondo le seguenti finalità. Qualora i titolari intendano trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, forniranno previamente all’interessato ogni informazione necessaria e provvederanno a richiederne il consenso ove previsto. Nel caso particolare di esito positivo del processo di selezione, i candidati riceveranno l’informativa per il personale da parte della società presso cui saranno assunti.

  1. Ricerca e selezione di personale rispetto allo specifico annuncio di lavoro per il quale si è candidato l’interessato, da inserire all’interno di Etjca spa o di Etjca Formazione srl o di Etjca HR Services srl, comprese le finalità correlate; previo separato consenso richiesto successivamente, si potrà acquisire referenze dai soggetti indicati dall’interessato;
  2. Creazione e gestione del profilo utente online, gestione della risposta a specifiche comunicazioni degli interessati, gestione degli adempimenti amministrativi, recepimento e gestione di obblighi previsti da leggi, regolamenti e normativa nazionale e comunitaria, nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, gestione della risposta e approfondimento circa reclami o disservizi,
  3. Ricerca e selezione di personale in seguito ad una candidatura spontanea richiesta dall’interessato rispetto a molteplici posizioni lavorative ritenute da parte delle società di potenziale interesse senza rispondere ad uno specifico annuncio, comprese le finalità correlate; previo separato consenso richiesto successivamente si potrà acquisire referenze dai soggetti indicati dall’interessato;
  4. Nell’ambito delle precedenti finalità di ricerca e selezione di personale mediante l’utilizzo di materiale audiovisivo (video CV, video di presentazione, video interviste). Previo consenso facoltativo, audio e video potranno essere volontariamente inviati dall’interessato sul portale on line;
  5. Nell’ambito delle precedenti finalità di ricerca e selezione di personale, utilizzo, previa adesione volontaria e facoltativa del candidato, di “job test” e percorsi di assessment relativi ad aspetti psicoattitudinali/comportamentali/relazionali inerenti al possibile svolgimento dell’attività lavorativa;
  6. Invio, previo consenso facoltativo, di job alert (avvisi contenenti potenziali annunci di lavoro), newsletter, materiale periodico via e-mail al fine di tenere informato l’interessato sulle opportunità lavorative offerte dalle società o per proporre contenuti/servizi ritenuti di potenziale interesse (es. corsi di formazione, partecipazione ad eventi, approfondimenti su come migliorare il proprio cv, approfondimenti su come sostenere al meglio un colloquio lavorativo, etc).

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati sono trattati:

  • Sulla base del consenso facoltativo, per le finalità nr 4(al momento dell’eventuale upload del video), 5(rilasciato al momento della compilazione del “job test”), 6;
  • Sulla base della necessità per eseguire un contratto o per l’esecuzione di misure precontrattuali, per le finalità nr 1,2,3.

I riferimenti normativi espliciti aggiornati al loro ultimo stato di revisione che prevedono gli obblighi o gli adempimenti in base ai quali potrebbe essere eventualmente effettuato il trattamento dei dati sono disponibili e consultabili presso i Contitolari del Trattamento e in ogni caso sono parte del vigente diritto dell’Unione nonché dello Stato Italiano.

Per il trattamento delle Particolari Categorie di dati in fase di selezione dei Candidati, in aggiunta alle sopramenzionate basi giuridiche, le società possono fare affidamento sulle seguenti condizioni di liceità:

  • ai sensi dell’art. 9 paragrafo 2 lett. b) del Regolamento Ue 2016/679, la necessità di assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato;
  • ai sensi dell’art. 9 paragrafo 4 e dell’art. 88 del Regolamento, l’adempimento di specifici obblighi o l’esecuzione di specifici compiti previsti dalla normativa dell’Unione europea, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ai sensi del diritto interno, in particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, tra cui fornire specifici servizi  o  azioni  mirate  per  assistere le categorie di lavoratori svantaggiati nella ricerca di una occupazione (cfr. art. 10 d. lgs 10 settembre 2003, n. 276;  L.68/1999);
  • ai sensi dell’art. 9 paragrafo 4 del Regolamento, l’osservanza dell’Autorizzazione “Prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro (aut. gen. n. 1/2016)” ovvero delle regole di deontologia ai sensi dell’art. 2 quater del Codice privacy.

 

MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

L’elaborazione dei dati dei candidati, per le finalità di ricerca e selezione indicate, può essere espletata anche mediante il supporto di sistemi basati sull’intelligenza artificiale (IA). Tali processi, tuttavia, non comportano in uscita un processo decisionale automatizzato senza intervento umano, né un effetto legale o altrettanto impattante per l’interessato. Infatti, nei processi di selezione delle società vi è sempre e comunque un intervento umano professionale e i sistemi informatici, tra cui i sistemi di intelligenza artificiale, sono utilizzati solo come supporto aggiuntivo per i nostri recruiter specializzati responsabili finali delle scelte.

Talvolta potrebbero essere utilizzati sistemi e/o processi automatizzati nell’ambito della ricerca e selezione dei candidati mediante ad esempio la presa visione di profili generati dalla compilazione facoltativa di un questionario psicoattitudinale/comportamentale che genera automaticamente un primo profilo indicativo, oppure tramite la ricerca filtrata sulle liste di candidati considerando parametri quali ad esempio le competenze, la formazione, etc., le società potranno effettuare una ricerca nel proprio database candidati utilizzando alcuni parametri quali ad esempio la disponibilità, le competenze.
In particolare i dati potranno essere utilizzati per elaborare dei punteggi di scoring sulla base delle informazioni contenute nel curriculum fornito dall’interessato, sempre sull’analisi delle informazioni fornite dall’interessato. Anche ove presente una preselezione/valutazione automatica, generazione automatica di un profilo sulla base di test, interviene comunque sempre un intervento umano da parte di un recruiter delle società.

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione dei dati è effettuata sia in modalità elettronica che cartacea.  Le comunicazioni potranno avvenire in modalità tradizionali (es., posta cartacea, telefono), automatizzate ed assimilabili (es: e-mail, sms, app, ecc..).

Di seguito alcune informazioni essenziali.

  • La raccolta di dati personali è limitata a quanto necessario per ogni specifica finalità del trattamento;
  • Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti;
  • La memorizzazione di dati personali è limitata per ogni specifica finalità del trattamento;
  • Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali senza il consenso dell’interessato;
  • Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali senza il consenso dell’interessato.

AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI

I dati personali raccolti potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche ai seguenti soggetti o categorie di soggetti. Per tutte le finalità di ricerca e selezione sopra citate la comunicazione dei dati deriva anche da un obbligo legale, contrattuale oppure è un requisito necessario per la conclusione di un contratto. In mancanza delle comunicazioni suddette il rapporto/contratto potrebbe non essere compiutamente adempiuto.

  • Soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria;
  • Consulenti legali, contabili, del lavoro al fine dello studio e risoluzione di eventuali problematiche correlate alla possibile assunzione;
  • Organizzazioni esterne/soggetti specializzate nella consulenza finalizzata al reclutamento e selezione del personale nonché alla gestione degli adempimenti amministrativi correlati;
  • Fornitori di servizi e soluzioni informatiche (es. fornitori di host, di piattaforme informatiche che gestiscono i dati dei candidati, etc) per le finalità di erogazione del servizio connesso alla piattaforma online;
  • Organismi di revisione o vigilanza.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti ai sensi del Regolamento UE 679/2016 rivolgendosi ad uno dei titolari del trattamento mediante i seguenti recapiti a:

Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. Le società si impegnano a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo.

L’interessato ha il diritto di richiedere: l’accesso, la rettifica, la cancellazione dei dati personali, la limitazione del trattamento, nonché la portabilità dei dati. L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento e revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso espresso prima della revoca.

A tal scopo, le società hanno previsto sul sito internet la possibilità di:

  • nel caso l’interessato non avesse mai instaurato un rapporto lavorativo con le società, cancellarsi autonomamente dal Suo profilo personale;
  • nel caso ci sia stato un rapporto di lavoro con Etjca spa potrà richiedere la cancellazione/modifica via mail specificatamente al seguente indirizzo: rpd.privacy@etjca.it compilando l’apposito modulo al link https://www.etjca.it/wp-content/uploads/2017/07/MOD-R.DIR-01-v01-modulo-richiesta-esercizio-diritti-privacy.pdf . Diversamente potrà presentarsi presso la direzione generale o trasmettere la richiesta attraverso raccomandata postale;
  • nel caso ci sia stato un rapporto di lavoro con Etjca Formazione srl o con Etjca HR Services srl potrà richiedere la cancellazione/modifica via mail specificatamente al seguente indirizzo: privacy@etjcaformazione.it. Diversamente potrà presentarsi presso la direzione generale o trasmettere la richiesta attraverso raccomandata postale.
  • nel caso ci sia stato un rapporto di lavoro con Etjca Hr Services srl potrà richiedere la cancellazione/modifica via mail specificatamente al seguente indirizzo: info@etjcahr.it. Diversamente potrà presentarsi presso la direzione generale o trasmettere la richiesta attraverso raccomandata postale.

Il responsabile della protezione dei dati (RPD-DPO) è stato nominato per Etjca SpA e contattabile alla e-mail – rpd.privacy@etjca.it