Informativa per dipendenti-somministrati

INFORMATIVA E RICHIESTA DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI PER DIPENDENTI-SOMMINISTRATI

Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro in persona del Legale Rappresentante, con sede legale in Corso Sempione, 4 – 20154 Milano e Direzione Generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano, CF/PI: 12720200158, (di seguito definita “organizzazione”) in qualità di Titolare del trattamento, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali.

FONTE DEI DATI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali acquisiti dall’organizzazione possono essere raccolti:

  • direttamente presso l’interessato,
  • presso soggetti terzi (ad esempio in casi di cessione del pagamento del quinto dello stipendio, comunicazioni relative all’assegno alimentare, iscrizioni ad albi professionali etc.),
  • presso l’organizzazione utilizzatrice del personale (solo per interessati con tale tipologia contrattuale).

In ogni caso Etjca richiede all’interessato l’impegno a mantenere aggiornati i Dati Personali e di comunicare prontamente qualsivoglia modifica rilevante degli stessi.

I dati trattati, ove il rapporto in essere lo richieda, sono:

– dati personali comuni quali ad esempio, anagrafici (nome/cognome/codice fiscale/indirizzo di residenza-domicilio-email, nr telefono, carta identità-permesso di soggiorno- patenti/abilitazioni/certificazioni), fiscali, IBAN;

– i dati che si riferiscono al rapporto di lavoro con l’organizzazione, come i riscontri sull’adempimento degli obblighi lavorativi, i dati di gestione ed aggiornamento del profilo professionale, di attribuzione di nuove mansioni ed incarichi, di sviluppo professionale e di carriera, anche in forma di CV (eventualmente messo a disposizione dei Clienti utilizzatori dei servizi offerti dall’organizzazione, ovvero per la partecipazione ad eventi o convegni o progetti connessi alla propria attività lavorativa), di valutazione delle prestazioni;

– dati che si riferiscono alla rilevazione delle presenze in ingresso ed in uscita;

– i dati necessari al controllo delle spese dei dipendenti (gestione delle spese di viaggio/trasferte);

– ove necessario, dati particolari quali i dati sensibili ed eventualmente giudiziari (dati su illeciti penali presunti o accertati, esclusivamente laddove previsto o consentito dalla normativa vigente e in conformità a essa).

I dati personali acquisiti dall’organizzazione, in relazione all’esecuzione del rapporto di lavoro, potrebbero riguardare anche familiari, conviventi, partner, ovvero componenti del nucleo familiare, qualora comunicati dall’interessato al titolare o comunicati da soggetti terzi. In tali casi il dipendente si impegna ad informare le persone di cui fornisce i dati personali alla società circa i contenuti della presente Informativa, assicurandosi di essere legittimato ad agire in tal senso.

Può accadere che, nell’adempimento di specifici obblighi relativi alla gestione del rapporto di lavoro (ad es. quelli contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali) l’organizzazione venga in possesso di dati “c.d. sensibili” da cui possono eventualmente desumersi l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché lo stato di salute (es. certificati di malattia e infortunio, certificati di gravidanza, deleghe sindacali, appartenenza a categorie protette, partecipazione ad organismi rappresentativi dei lavoratori, esiti di visite mediche effettuate ai sensi di legge e di contratto, etc.). In ogni caso tutti questi dati vengono trattati nel rispetto della citata legge e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre ispirata l’attività dell’organizzazione. Restano inoltre ferme le disposizioni della L. 300/70 e successive modificazioni, nonché le disposizioni dell’art. 6 della L. 135/90 e della L 633/1941 e ss.ii.mm..

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati sono conservati per il solo periodo necessario alle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione debba attenersi (es. normativa di carattere contabile e fiscale, ecc) e per un massimo di 11 anni dalla scadenza del contratto. È previsto che sia effettuata una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.

In ogni caso, è fatta salva la necessità di conservare i dati dei dipendenti ed ex dipendenti per periodi più lunghi per adempiere ad obblighi di legge, ad ordini di un’Autorità, o per la tutela di diritti di Etjca (ad esempio in caso di contenziosi).

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti che l’organizzazione deve effettuare per adempiere alle proprie obbligazioni nei confronti dell’interessato sulla base del rapporto (o contratto) in essere, nonché ad obblighi di legge, norme, regolamenti. Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità per l’organizzazione di dar corso al rapporto in essere.

Il consenso non è obbligatorio per tutte le altre finalità e, quandanche conferito, può essere revocato in qualunque momento da parte dell’interessato.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati sono trattati nell’ambito della normale attività dell’organizzazione e secondo le finalità di seguito riportate. Qualora il titolare intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, esso fornirà previamente all’interessato ogni informazione necessaria e provvederà a richiederne il consenso ove previsto.

OBBLIGATORIO

1. Finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione del rapporto di lavoro in somministrazione ed alla gestione/organizzazione di attività tipiche connesse al rapporto di lavoro/alle attività previste dagli adempimenti degli obblighi lavorativi derivanti dalla mansione/ruolo ricoperto, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

    • gestione delle attività lavorative e del personale in generale;
    • valutazione del personale e delle performance;
    • gestione del contratto di somministrazione;
    • ingresso nei luoghi di lavoro;
    • gestione degli aspetti retributivi e dei premi/bonus/promozioni;
    • gestione della formazione e delle competenze;
    • gestione di viaggi, trasferte, trasferimenti e di tutti gli aspetti associati ai costi e rimborsi;
    • gestione di aspetti disciplinari:
    • gestione della sicurezza sul lavoro del personale.

In tali finalità sono da ritenersi comprese tutte le finalità correlate ovvero ogni adempimento amministrativo, contabile e fiscale connesso agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti, dalla normativa comunitaria, dal CCNL applicabile nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo.

Nell’ambito all’esecuzione del rapporto di lavoro l’organizzazione potrebbe prevedere anche il trattamento di dati relativi a familiari dell’interessato per le seguenti finalità: erogazione di assegni per il nucleo familiare che può comportare il trattamento di dati anagrafici del nucleo familiare del dipendente; gestione dei congedi (parentale, matrimoniale, per adozioni/affidi, per cure di familiari invalidi) che può comportare il trattamento di dati anagrafici del nucleo familiare del dipendente; fruizione di detrazioni fiscali per i familiari a carico che può comportare il trattamento di dati anagrafici del nucleo familiare del dipendente; elaborazione della Certificazione Unica che può comportare il trattamento del Codice Fiscale di coniuge e figli a carico del dipendente; gestione della maternità che può comportare il trattamento di dati anagrafici di figli del dipendente (madre); gestione dei permessi retribuiti secondo quanto previsto dalla Legge 104/92 che può comportare il trattamento di dati anagrafici dei familiari disabili; gestione delle trattenute (ad esempio nel caso di pignoramenti) che può comportare il trattamento di dati anagrafici, coordinate bancarie ed eventuale indirizzo del coniuge (ex coniuge); comunicazione al fondo pensione in caso di decesso del dipendente che può comportare il trattamento di dati anagrafici degli eredi.

2. Tutela dell’organizzazione in sede giudiziaria e non, dinnanzi ad accertamenti di autorità, contenziosi, reclami formulati da autorità pubbliche e soggetti privati.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati sono trattati:

  • sulla base della necessità per eseguire un contratto o per l’esecuzione di misure precontrattuali, per la finalità n.1,
  • sulla base della necessità di adempiere ad un obbligo legale, per le finalità n.1 e 2 (in caso di eventuale reato/richiesta della autorità),
  • sulla base del legittimo interesse del titolare, per la finalità n.2,
  • sulla base della necessità di salvaguardia degli interessi vitali dell’interessato in caso di eventuale infortunio e/o malore durante l’orario lavorativo.

Il trattamento di eventuali dati particolari può essere effettuato sulle seguenti basi giuridiche:

  • il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato;
  • il trattamento è necessario per tutelare un interesse vitale dell’interessato qualora l’interessato si trovi nell’incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso;
  • il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali.

MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione della documentazione è effettuata sia in modalità elettronica che cartacea. Di seguito alcune informazioni essenziali.

  • La raccolta di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento.
  • Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti.
  • La memorizzazione di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento.
  • Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali per finalità di marketing.
  • Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali.

AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI

I dati personali raccolti dall’organizzazione potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche ai seguenti soggetti o categorie di soggetti. Per tutte le finalità sopra citate la comunicazione dei dati deriva anche da un obbligo legale, contrattuale oppure è un requisito necessario per la conclusione di un contratto. In mancanza delle comunicazioni suddette il rapporto/contratto potrebbe non essere compiutamente adempiuto.

I dati non saranno trasferiti da ETJCA spa in qualità di titolare del trattamento in paesi terzi extra UE, salvo casi specifici nei quali un cliente od un fornitore si trovi in territorio extra UE. In tali casi può essere prevista la comunicazione dei dati laddove il cliente/fornitore si trovi in un paese che la Commissione Europea ritiene possa fornire un livello di protezione adeguato o, in assenza di tale decisione, Etjca valuterà la possibilità di stipulare clausole contrattuali standard con il soggetto, oppure di avvalersi delle deroghe previste.

L’elenco aggiornato dei fornitori a cui possono essere comunicati i dati è reperibile contattando la sede dell’organizzazione.

  • Soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria, per l’esecuzione degli obblighi contrattuali/precontrattuali o previsti dal CCNL applicabile, ad esempio: clienti, fornitori, nell’ambito dell’esecuzione degli accordi contrattuali sottoscritti, clienti/utilizzatori nell’ambito della gestione di contratti e nel rispetto delle condizioni contrattuali previste o degli accordi commerciali, pubbliche amministrazioni, Istituti di Credito, Compagnie di Assicurazione, casse di previdenza ed enti di simil genere, società esterne per la gestione del servizio paghe e contributi e la consulenza nella gestione del personale, società di revisione contabile, organizzazioni che forniscono servizi di elaborazione dati e prestazioni conseguenti e complementari, consulenti legali per la risoluzione di eventuali problemi giuridici, organizzazioni sindacali, consulenti e professionisti o società che collaborano con l’organizzazione al fine di erogare il servizio, società esterne che erogano servizi di formazione, società che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni agli interessati, enti e fondi bilaterali Formatemp ed Ebitemp (per formazione finanziata, sostegno al reddito, prestazioni integrative, prestiti, infortuni, caso morte, etc), fornitori di servizi e soluzioni informatiche (es. fornitori di host, di piattaforme informatiche che gestiscono i dati dei dipendenti, etc), organismi di revisione o vigilanza.
  • Azienda Utilizzatrice per la somministrazione di lavoro, per finalità connesse alla istaurazione, esecuzione, estinzione del contratto di lavoro individuale e/o in esecuzione di obblighi di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento o previsti dai contratti collettivi e dai principi da essi specificati tra utilizzatore e somministratore (vd principio della solidarietà/responsabilità solidale).
  • Autorità Pubbliche in caso di specifica richiesta.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti ai sensi del Regolamento UE 679/2016 rivolgendosi al Titolare del trattamento mediante i seguenti recapiti: ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro Direzione Generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano, www.etjca.it  –  etjca@pec.etjca.it . Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo.

In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.

L’interessato ha il diritto di richiedere: l’accesso, la rettifica, la cancellazione dei dati personali, la limitazione del trattamento, nonché la portabilità dei dati. L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento e revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso espresso prima della revoca.

Il responsabile della protezione dei dati (RPD-DPO) è stato nominato e contattabile alla e-mail:  rpd.privacy@etjca.it .

DIRITTO DI OTTENERE INDICAZIONE DI
  • origine dei dati personali
  • categorie di dati trattati
  • finalità e modalità del trattamento
  • periodo di conservazione
  • logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici
  • estremi identificativi del Titolare e del Responsabile
  • soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o di incaricati anche in Paesi Terzi
  • esistenza del processo di profilazione.
DIRITTO DI OTTENERE
  • conferma dell’esistenza o meno di loro dati personali e che tali dati siano messi a disposizione in forma intelligibile;
  • aggiornamento, rettifica, integrazione dei dati e limitazione;
  • cancellazione (diritto all’oblio), trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli per cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati);
  • attestazione che le operazioni di cui ai punti sopra sono state portate a conoscenza anche di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato dall’organizzazione;
  • portabilità dei dati (trasmissione diretta da un titolare ad un altro);
  • copia dei dati oggetto di trattamento.
DIRITTO DI OPPORSI
  • al trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato compresa la profilazione per motivi legittimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  • al trattamento di dati personali che riguardano l’interessato a fini di: invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, comunicazioni commerciali;
  • al trattamento di dati trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici salvo in caso di interesse pubblico nel trattamento.