INFORMATIVA E RICHIESTA DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI PER DIPENDENTI
Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro con sede legale in Corso Sempione, 39 – 20145 Milano e direzione generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano, CF/PI: 12720200158, (di seguito definita “organizzazione”) in qualità di Titolare del trattamento, rappresentata pro-tempore da Guido Crivellin, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali.
FONTE DEI DATI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
I dati personali acquisiti dall’organizzazione possono essere raccolti:
- direttamente presso l’interessato
- presso soggetti terzi (ad esempio in casi di cessione del pagamento del quinto dello stipendio, comunicazioni relative all’assegno alimentare, iscrizioni ad albi professionali etc.)
- presso l’organizzazione utilizzatrice del personale (solo per interessati con tale tipologia contrattuale)
Per i dati raccolti non direttamente presso l’interessato, viene fornita la presente informativa all’atto della loro registrazione e comunque non oltre la prima eventuale comunicazione. I dati trattati, ove il rapporto in essere lo richieda, sono: dati personali, dati particolari ed eventualmente giudiziari.
Restano inoltre ferme le disposizioni della L. 300/70 e successive modificazioni, nonché le disposizioni dell’art. 6 della L. 135/90.
Può accadere che, nell’adempimento di specifici obblighi relativi alla gestione del rapporto di lavoro (ad es. quelli contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali) l’organizzazione venga in possesso di dati “sensibili” da cui possono eventualmente desumersi l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché lo stato di salute (es. certificati di malattia ed infortunio, certificati di gravidanza, deleghe sindacali, appartenenza a categorie protette, partecipazione ad organismi rappresentativi dei lavoratori, esiti di visite mediche effettuate ai sensi di legge e di contratto, etc.).
In ogni caso tutti questi dati vengono trattati nel rispetto della citata legge e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre ispirata l’attività dell’organizzazione.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati sono conservati per il solo periodo necessario alle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione debba attenersi (es. normativa di carattere contabile e fiscale, ecc). E’ previsto che sia effettuata una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.
CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO
Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti che l’organizzazione deve effettuare per adempiere alle proprie obbligazioni nei confronti dell’interessato sulla base del rapporto (o contratto) in essere, nonché ad obblighi di legge, norme, regolamenti. Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità per l’organizzazione di dar corso al rapporto in essere.
Il consenso non è obbligatorio per tutte le altre finalità e, quandanche conferito, può essere revocato in qualunque momento da parte dell’interessato.
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I dati sono trattati nell’ambito della normale attività dell’organizzazione e secondo le finalità di seguito riportate. Qualora il titolare intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, esso fornirà previamente all’interessato ogni informazione necessaria e provvederà a richiederne il consenso ove previsto.
OBBLIGATORIO
Finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione del rapporto di lavoro in qualunque forma (ad esempio stage, somministrazione, subordinato, ecc) ed alla gestione/organizzazione di attività tipiche connesse al rapporto di lavoro (es. inoltro comunicazioni organizzative legate all’attività, organizzazione di sistemi di gestione, erogazione di servizi di formazione al personale ritenuti necessari al fine di svolgere in maniera competente la propria attività, gestione dei contratti di somministrazione, ingresso nei luoghi di lavoro, etc), comprese le finalità di interesse legittimo correlate ovvero gli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali connessi agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti, dalla normativa comunitaria, dal CCNL applicabile (es. comunicazione in disponibilità, etc) nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo (ad es. adempimenti contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali, fiscali, ecc).
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I dati sono trattati per le sopra esplicitate finalità, oltre che sulla base del consenso, anche al fine di ottemperare ad un obbligo contrattuale/precontrattuale, legale, normativo, regolamentare, nonché a disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo. I riferimenti normativi espliciti aggiornati al loro ultimo stato di revisione che prevedono gli obblighi o gli adempimenti in base ai quali potrebbe essere eventualmente effettuato il trattamento dei dati (anche sensibili e giudiziari) sono disponibili e consultabili presso il Titolare del Trattamento e in ogni caso sono parte del vigente diritto dell’Unione nonché dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento.
MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione della documentazione è effettuata sia in modalità elettronica che cartacea. Di seguito alcune informazioni essenziali.
- La raccolta di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento
- Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti
- La memorizzazione di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento
- Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali per finalità di marketing
- Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali
AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI
I dati personali raccolti dall’organizzazione potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche ai seguenti soggetti o categorie di soggetti. Per tutte le finalità sopra citate la comunicazione dei dati deriva anche da un obbligo legale, contrattuale oppure è un requisito necessario per la conclusione di un contratto. In mancanza delle comunicazioni suddette il rapporto/contratto potrebbe non essere compiutamente adempiuto. I dati non saranno trasferiti in paesi terzi extra UE.
Soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria, per l’esecuzione degli obblighi contrattuali/precontrattuali o previsti dal CCNL applicabile, ad esempio: clienti/utilizzatori nell’ambito della gestione di contratti e nel rispetto delle condizioni contrattuali previste o degli accordi commerciali, pubbliche amministrazioni, Istituti di Credito, Compagnie di Assicurazione, casse di previdenza ed enti di simil genere, società esterne per la gestione del servizio paghe e contributi e la consulenza nella gestione del personale, società di revisione contabile, organizzazioni che forniscono servizi di elaborazione dati e prestazioni conseguenti e complementari, consulenti legali per la risoluzione di eventuali problemi giuridici, organizzazioni sindacali, consulenti e professionisti o società che collaborano con l’organizzazione al fine di erogare il servizio, società esterne che erogano servizi di formazione, società che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni agli interessati, enti Formatemp ed Ebitemp (per formazione finanziata, sostegno al reddito, prestazioni integrative, prestiti, infortuni, caso morte, etc)
DIRITTI DELL’INTERESSATO
In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti ai sensi del Regolamento UE 679/2016 rivolgendosi a Crivellin Guido mediante i seguenti recapiti: ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro sede legale in Corso Sempione, 39 – 20145 Milano, direzione generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano, www.etjca.it – etjca@pec.etjca.it . Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo.
In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.
L’interessato ha il diritto di richiedere: l’accesso, la rettifica, la cancellazione dei dati personali, la limitazione del trattamento, nonché la portabilità dei dati. L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento e revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso espresso prima della revoca.
Il responsabile della protezione dei dati (RPD) nominato è: Monica Citeroni, mail di contatto – rpd.privacy@etjca.it
DIRITTO DI OTTENERE INDICAZIONE DI
- origine dei dati personali
- categorie di dati trattati
- finalità e modalità del trattamento
- periodo di conservazione
- logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici
- estremi identificativi del Titolare e del Responsabile
- soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o di incaricati anche in Paesi Terzi
- esistenza del processo di profilazione
DIRITTO DI OTTENERE
- conferma dell’esistenza o meno di loro dati personali e che tali dati siano messi a disposizione in forma intelligibile
- aggiornamento, rettifica, integrazione dei dati e limitazione
- cancellazione (diritto all’oblio), trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli per cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati)
- attestazione che le operazioni di cui ai punti sopra sono state portate a conoscenza anche di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato dall’organizzazione
- portabilità dei dati (trasmissione diretta da un titolare ad un altro)
- copia dei dati oggetto di trattamento
DIRITTO DI OPPORSI
- al trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato compresa la profilazione per motivi legittimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta
- al trattamento di dati personali che riguardano l’interessato a fini di: invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, comunicazioni commerciali
- al trattamento di dati trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici salvo in caso di interesse pubblico nel trattamento