INFORMATIVA E RICHIESTA DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI PER CLIENTI
Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro con sede legale in Corso Sempione, 4 – 20154 Milano e direzione generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano, CF/PI: 12720200158, (di seguito definita “organizzazione”) in qualità di Titolare del trattamento, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali. Ove il cliente sia una persona giuridica, quindi soggetto non tutelato dal Reg.Ue2016/679, l’organizzazione nell’ottica di una maggiore trasparenza anche relativamente al trattamento di dati di persone fisiche facenti parte dell’organizzazione cliente, ritiene opportuno fornire comunque la presente informativa.
FONTE DEI DATI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
I dati personali acquisiti dall’organizzazione possono essere raccolti:
- direttamente presso l’interessato,
- presso fonti ad accesso pubblico (es. documenti pubblicati in camera di commercio, etc),
- presso soggetti terzi nell’ipotesi in cui l’organizzazione acquisisca dati al fine di inviare informazioni commerciali, effettuare ricerche di mercato o proporre offerte di prodotti e/o servizi.
Per i dati raccolti non direttamente presso l’interessato, viene fornita la presente informativa all’atto della loro registrazione e comunque non oltre la prima eventuale comunicazione.
I dati trattati, ove il rapporto in essere lo richieda, sono: dati personali riferiti a persone facenti parte dell’organizzazione cliente.
In ogni caso tutti questi dati vengono trattati nel rispetto della citata legge e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre ispirata l’attività dell’organizzazione.
Qualora le attività prestate al cliente prevedano il trattamento di dati personali di soggetti nella titolarità del cliente, sarà sua responsabilità assicurare di aver adempiuto a quanto previsto dalla normativa nei riguardi dei soggetti Interessati al fine di rendere legittimo il loro trattamento da parte nostra.
Nell’ipotesi sopra descritta, ovvero di trattamento di dati personali di terzi soggetti comunicati dal Cliente ad Etjca, il Cliente si assume i conseguenti obblighi e responsabilità legali, manlevando la Società Etjca rispetto a ogni contestazione, pretesa e/o richiesta di risarcimento del danno da trattamento che dovesse pervenire alla Società Etjca dai soggetti interessati.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati sono conservati per il solo periodo necessario alle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione debba attenersi (es. normativa di carattere contabile e fiscale, etc.).
È previsto che sia effettuata una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste. Per le finalità di marketing il tempo di conservazione definito è di 6 anni.
CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO
Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti che l’organizzazione deve effettuare per adempiere alle proprie obbligazioni nei confronti dell’interessato sulla base del rapporto (o contratto) in essere, nonché ad obblighi di legge, norme, regolamenti. Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità per l’organizzazione di dar corso al rapporto in essere.
Il consenso non è obbligatorio per tutte le altre finalità e, quandanche conferito, può essere revocato in qualunque momento da parte dell’interessato.
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I dati sono trattati nell’ambito della normale attività dell’organizzazione e secondo le seguenti finalità. Qualora il titolare intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, esso fornirà previamente all’interessato ogni informazione necessaria e provvederà a richiederne il consenso ove previsto.
OBBLIGATORIO
1 – Erogazione di servizi richiesti nell’ambito del rapporto (o contratto) in essere, quali ad esempio la selezione di personale, la definizione di profili lavorativi richiesti dai clienti, la somministrazione di personale, comprese le finalità correlate ovvero gli adempimenti amministrativi (es. fatturazione), contabili, fiscali, nonché il recepimento e gestione di obblighi previsti da leggi, regolamenti e normativa nazionale e comunitaria, da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza.
NON OBBLIGATORIO
2 – Attività di marketing comprensiva di invio di materiale contenente informazioni commerciali, relativa a servizi di Etjca Spa tramite e-mail periodiche anche automatizzate, telefono con operatore, messaggi tramite social network professionali.
Si ricorda che per i trattamenti effettuati ai fini di invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazioni commerciali in relazione a prodotti o servizi analoghi a quelli utilizzati dal cliente, la società può utilizzare gli indirizzi di posta elettronica ai sensi e nei limiti consentiti dall’art. 130, comma 4 del codice e dal provvedimento dell’autorità garante per la protezione dei dati personali del 19 giugno 2008 anche in assenza di consenso esplicito. La base giuridica del trattamento dei dati per tale finalità è l’art. 6, comma 1, lett. f) del gdpr, ferma restando la possibilità di opporsi a tale trattamento in ogni momento, seguendo le indicazioni presenti alla sezione dei “diritti dell’interessato” della presente informativa.
3 – Attività di marketing da parte della società Etjca Formazione comprensiva di invio di materiale contenente informazioni commerciali, relativa a servizi formativi o di gestione dei fondi per la formazione, tramite e-mail periodiche anche automatizzate, telefono con operatore, messaggi tramite social network professionali.
4 – Rilevazione del grado di soddisfazione del cliente circa la qualità dei servizi o delle attività di Etjca, eseguita mediante interviste personali, telefoniche o questionari.
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I dati sono trattati:
- sulla base del consenso, per le finalità n.2,3,4
- sulla base della necessità per eseguire un contratto o per l’esecuzione di misure precontrattuali, per le finalità n.1
- sulla base della necessità di adempiere ad un obbligo legale, per le finalità n.1
- sulla base del legittimo interesse del titolare, per le finalità n.2 limitatamente al ricontatto di un cliente per proporre servizi analoghi tramite posta elettronica.
MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione della documentazione è effettuata sia in modalità elettronica che cartacea. Di seguito alcune informazioni essenziali.
- La raccolta di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento.
- Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti.
- La memorizzazione di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento.
- Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali senza il consenso dell’interessato.
- Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali senza il consenso dell’interessato.
AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI
I dati personali raccolti dall’organizzazione potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche ai seguenti soggetti o categorie di soggetti. Per la finalità 1 sopra citate la comunicazione dei dati deriva anche da un obbligo legale, contrattuale oppure è un requisito necessario per la conclusione di un contratto. In mancanza delle comunicazioni suddette il rapporto/contratto potrebbe non essere compiutamente adempiuto. I dati non saranno trasferiti in paesi terzi extra-UE.
- Soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria nonché, per l’esecuzione degli obblighi contrattuali o precontrattuali.
- Istituti di Credito, Compagnie di Assicurazione, casse di previdenza ed enti di simil genere per l’esecuzione degli obblighi contrattuali o precontrattuali.
- Eventuali società di rilevazione della qualità dei servizi erogati, società che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni agli interessati.
- Consulenti legali, contabili, del lavoro al fine dello studio e risoluzione di eventuali problemi giuridici relativi alla posizione contrattuale in essere.
- Consulenti e professionisti o società che collaborano con l’organizzazione al fine di erogare il servizio richiesto.
- Pubbliche amministrazioni ed enti tra i cui compiti rientrino quelli della tutela e sicurezza nei luoghi di lavoro.
- Studi esterni specializzati nella gestione del servizio paghe e contributi, nella consulenza per la gestione del personale, nella gestione di aspetti di carattere contabile e fiscale.
- Fornitori di servizi informatici o assimilabili utilizzati dal titolare.
- Società Etjca Formazione per finalità di marketing, ove prestato il consenso.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti ai sensi del Regolamento UE 679/2016 rivolgendosi ai seguenti recapiti: ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro sede legale in Corso Sempione, 4 – 20154 Milano, direzione generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano – etjca@pec.etjca.it. Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo.
In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.
L’interessato ha il diritto di richiedere: l’accesso, la rettifica, la cancellazione dei dati personali, la limitazione del trattamento, nonché la portabilità dei dati. L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento e revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso espresso prima della revoca.
Il responsabile della protezione dei dati (RPD o DPO) nominato è contattabile alla email: rpd.privacy@etjca.it
DIRITTO DI OTTENERE INDICAZIONE DI
- origine dei dati personali,
- categorie di dati trattati,
- finalità e modalità del trattamento,
- periodo di conservazione,
- logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici,
- estremi identificativi del Titolare e del Responsabile,
- soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o di incaricati anche in Paesi Terzi,
- esistenza del processo di profilazione.
DIRITTO DI OTTENERE
- conferma dell’esistenza o meno di loro dati personali e che tali dati siano messi a disposizione in forma intelligibile,
- aggiornamento, rettifica, integrazione dei dati e limitazione,
- cancellazione (diritto all’oblio), trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli per cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati),
- attestazione che le operazioni di cui ai punti sopra sono state portate a conoscenza anche di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato dall’organizzazione
- portabilità dei dati (trasmissione diretta da un titolare ad un altro),
- copia dei dati oggetto di trattamento.
DIRITTO DI OPPORSI
- al trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato compresa la profilazione per motivi legittimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta,
- al trattamento di dati personali che riguardano l’interessato a fini di: invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, comunicazioni commerciali,
- al trattamento di dati trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici salvo in caso di interesse pubblico nel trattamento.