INFORMATIVA E RICHIESTA DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI PER CANDIDATI

Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro con sede legale in Corso Sempione, 39 – 20145 Milano e direzione generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano, CF/PI: 12720200158, (di seguito definita “organizzazione”) in qualità di Titolare del trattamento, rappresentata pro-tempore da Guido Crivellin, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali dei candidati. L’organizzazione opera sul territorio italiano mediante filiali il cui elenco aggiornato è consultabile sul sito internet www.etjca.it

 

FONTE DEI DATI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali acquisiti dall’organizzazione possono essere raccolti:

  • direttamente presso l’interessato, tramite consegna del CV cartaceo in filiale o tramite il portale online sul sito internet etjca.it nella sezione per i candidati;
  • occasionalmente presso fonti ad accesso pubblico o presso soggetti terzi

Per i dati raccolti non direttamente presso l’interessato, viene fornita la presente informativa all’atto della loro registrazione e comunque non oltre la prima eventuale comunicazione.

I dati trattati, ove il rapporto in essere lo richieda, sono: dati personali (es. nome, data e luogo di nascita, dati di contatto, qualifiche professionali ed in generale i dati riportati sul CV redatto dall’interessato) e, ove necessario, dati particolari quali i dati sensibili.

Può accadere in particolare che nell’ambito dello svolgimento dell’attività l’organizzazione venga in possesso, nei limiti di quanto consentito dalla legge, di dati che la legge definisce come “sensibili”, e cioè quelli da cui possono eventualmente desumersi, fra l’altro, l’appartenenza a categoria protetta, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché lo stato di salute.

In ogni caso tutti questi dati vengono trattati nel rispetto della citata legge e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre ispirata l’attività dell’organizzazione

 

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

Al fine di rispondere online ad uno specifico annuncio di lavoro o presentare una candidatura spontanea è necessario creare un profilo utente sul portale web. Ciò potrebbe essere applicabile anche quando la consegna del curriculum avvenga in formato cartaceo in filiale, in quanto il candidato potrebbe essere invitato alla creazione del profilo online ai fini di una più efficace gestione della candidatura. I dati inseriti in fase di registrazione online, o altresì conferiti in modalità cartacea in filiale, saranno conservati per un periodo di tempo pari a 12 mesi dalla registrazione e, al termine di tale periodo saranno cancellati unitamente al profilo utente online, salvo accesso online al portale ed aggiornamento/conferma della validità ed attualità degli stessi. In ogni caso, l’utente dei servizi online riceverà preventivamente una comunicazione via mail che lo avvertirà della necessità di aggiornare il proprio profilo obsoleto e dell’eventuale cancellazione del profilo.

Nello specifico si informa l’interessato che:

  • in caso di candidatura in risposta ad uno specifico annuncio i dati saranno utilizzati per il solo periodo necessario alle finalità di selezione per la specifica posizione a cui si candida l’interessato e, previo consenso  facoltativo  conferito  dall’interessato, i dati saranno  utilizzati al fine di poter ricontattare l’interessato per future ed ulteriori posizioni lavorative ritenute da parte di Etjca attinenti al profilo e per l’invio di job alert via mail. In caso di candidatura ad uno specifico annuncio, il profilo utente rimarrà comunque attivo per i previsti 12 mesi al fine di consentire agevolmente al candidato la presentazione di ulteriori candidature ad annunci senza dover conferire nuovamente i dati personali;
  • in caso di candidatura spontanea (o generica consegna del proprio CV in filiale senza rispondere a nessuna offerta di lavoro in particolare) i dati saranno trattati per un periodo di tempo pari a 12 mesi durante il quale  l’organizzazione potrà  utilizzare i dati e contattare l’interessato  per posizioni di lavoro ritenute compatibili con il proprio profilo e previo consenso facoltativo per l’invio di job alert via mail
  • in caso di mera creazione del profilo utente online, senza la presentazione di candidatura spontanea o senza candidatura specifica in risposta ad un annuncio di lavoro, i dati saranno trattati per un periodo di tempo pari a 12 mesi durante il quale l’organizzazione potrà inviare previo consenso facoltativo job alert via mail

Qualora si instauri un rapporto lavorativo o vi siano specifiche finalità amministrative e/o gestionali o comunque situazioni previste da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione debba attenersi  è previsto  che il periodo di  conservazione dei dati  possa  essere esteso conformemente alla vigente legislazione. L’organizzazione si riserva comunque l’effettuazione di una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste. I curricula vitae nello specifico potranno essere distrutti in modo sicuro in caso non siano considerati più attuali o di interesse, oppure qualora non siano stati aggiornati dall’interessato.

 

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti necessari che l’organizzazione deve effettuare per adempiere alle esigenze di conoscenza e valutazione dei candidati nell’ambito della ricerca e selezione di personale per la copertura di posizioni di lavoro, nonchè ad obblighi di legge, norme, regolamenti. Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità per l’organizzazione di dar corso al processo di ricerca e selezione del personale.

Il consenso non è obbligatorio per tutte le altre finalità e, quandanche conferito, può essere revocato in qualunque momento da parte dell’interessato.

 

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati sono trattati nell’ambito della normale attività dell’organizzazione e secondo le seguenti finalità. Qualora il titolare intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, esso fornirà previamente all’interessato ogni informazione necessaria e provvederà a richiederne il consenso ove previsto. Nel caso particolare di esito positivo del processo di selezione, i candidati riceveranno l’informativa per il personale da parte di Etjca o dell’azienda che effettuerà l’assunzione.

 

OBBLIGATORIO
  • Ricerca e selezione di personale rispetto allo specifico annuncio di lavoro per il quale si è candidato l’interessato, da inserire all’interno dell’organizzazione o presso organizzazioni clienti, anche mediante procedure concorsuali (incluse le fasi di esecuzione dei procedimenti amministrativi ed istruttori connesse), comprese le eventuali finalità correlate; previo consenso si potrà acquisire referenze dai soggetti indicati dall’interessato;
  • Creazione e gestione del profilo utente online, gestione della risposta a specifiche comunicazioni degli interessati, gestione degli adempimenti amministrativi, recepimento e gestione di obblighi previsti da leggi, regolamenti e normativa nazionale e comunitaria, nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, gestione della risposta e approfondimento circa reclami o disservizi,
  • Ricerca e selezione di personale in seguito ad una candidatura spontanea richiesta dall’interessato rispetto a molteplici posizioni lavorative ritenute da parte di Etjca di potenziale interesse senza rispondere ad uno specifico annuncio, comprese le finalità correlate;

 

NON OBBLIGATORIO
  • Ricerca e selezione di personale rispetto a ulteriori molteplici posizioni lavorative ritenute da parte di Etjca di potenziale interesse, da inserire all’interno dell’organizzazione o presso organizzazioni clienti, comprese le finalità di interesse legittimo correlate;
  • Invio di job alert periodici via e-mail al fine di tenere informato l’interessato sulle opportunità lavorative offerte dall’organizzazione;
  • Comunicazione dei dati a società esterne che organizzano ed erogano servizi di formazione ritenuti di potenziale interesse per il candidato;

 

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati sono trattati per le sopra esplicitate finalità, oltre che sulla base del consenso (finalità 4, 5, 6), anche al fine di ottemperare ad un obbligo contrattuale/precontrattuale, legale, normativo, regolamentare, nonché a disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo (finalità 1, 2, 3). I riferimenti normativi espliciti aggiornati al loro ultimo stato di revisione che prevedono gli obblighi o gli adempimenti in base ai quali potrebbe essere eventualmente effettuato il trattamento dei dati sono disponibili e consultabili presso il Titolare
del Trattamento e in ogni caso sono parte del vigente diritto dell’Unione nonché dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento.

 

MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione della documentazione è effettuata sia in modalità elettronica che cartacea. Talvolta potrebbero essere utilizzati sistemi e/o processi automatizzati per la ricerca e la selezione dei candidati mediante ad esempio la ricerca filtrata sulle liste di candidati considerando parametri quali ad esempio le competenze, la formazione,
etc. Di seguito alcune informazioni essenziali.

  • La raccolta di dati personali è limitata a quanto necessario per ogni specifica finalità del trattamento
  • Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti
  • La memorizzazione di dati personali è limitata per ogni specifica finalità del trattamento
  • Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali senza il consenso dell’interessato
  • Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali

 

AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI

I dati personali raccolti dall’organizzazione potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche ai seguenti soggetti o categorie di soggetti. Per tutte le finalità sopra citate la comunicazione dei dati deriva anche da un obbligo legale, contrattuale oppure è un requisito necessario per la conclusione di un contratto. In mancanza delle comunicazioni suddette il rapporto/contratto potrebbe non essere compiutamente adempiuto. I dati non saranno trasferiti in paesi terzi extra UE. L’elenco aggiornato dei fornitori a cui possono essere
comunicati i dati è reperibile contattando la sede dell’organizzazione.

  • Soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria
  • Clienti che offrono posizioni lavorative ritenute di interesse per il candidato (la comunicazione potrebbe prevedere l’invio del CV)
  • Consulenti legali, contabili, del lavoro al fine dello studio e risoluzione di eventuali problematiche correlate alla possibile assunzione
  • Organizzazioni collegate per finalità connesse ai rapporti intercorrenti con l’organizzazione (es. società esterne che erogano servizi di formazione)
  • Organizzazioni esterne/soggetti specializzate nella consulenza finalizzata al reclutamento e selezione del personale nonché alla gestione degli adempimenti amministrativi correlati
  • Borsa Nazionale del Lavoro
  • Fornitori di servizi e soluzioni informatiche (es. fornitori di host, di piattaforme informatiche che gestiscono i dati dei candidati, etc)

 

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti ai sensi del Regolamento UE 679/2016 rivolgendosi a Crivellin Guido mediante i seguenti recapiti: ETJCA S.p.a. Agenzia per il lavoro sede legale in Corso Sempione, 39 – 20145 Milano, direzione generale in Via Valassina, 24 – 20159 Milano, www.etjca.itetjca@pec.etjca.it . Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in  maniera inequivocabile. L’organizzazione si impegna a fornire riscontro  entro 30  giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il  riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono  dati  che  riguardano  l’interessato  richiedente) o richieste  eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o  per ragioni  familiari  meritevoli  di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo.

In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.

L’interessato ha il diritto di richiedere: l’accesso, la rettifica, la cancellazione dei  dati  personali, la limitazione  del  trattamento, nonché la portabilità dei dati. L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento e revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso espresso prima della revoca.

Il responsabile della protezione dei dati (RPD) nominato è: Monica Citeroni, mail di contatto – rpd.privacy@etjca.it

 

DIRITTO DI OTTENERE INDICAZIONE DI
  • origine dei dati personali
  • categorie di dati trattati
  • finalità e modalità del trattamento
  • periodo di conservazione
  • logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici
  • estremi identificativi del Titolare e del Responsabile
  • soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o di incaricati anche in Paesi Terzi
  • esistenza del processo di profilazione

 

DIRITTO DI OTTENERE
  • conferma dell’esistenza o meno di loro dati personali e che tali dati siano messi  a  disposizione in forma intelligibile
  • aggiornamento, rettifica, integrazione dei dati e limitazione
  • cancellazione (diritto all’oblio), trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli per cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati)
  • attestazione che le operazioni di cui ai punti sopra sono state portate a conoscenza anche di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato  rispetto al diritto tutelato dall’organizzazione
  • portabilità dei dati (trasmissione diretta da un titolare ad un altro)
  • copia dei dati oggetto di trattamento

 

DIRITTO DI OPPORSI
  • al trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato compresa la profilazione per motivi legittimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta
  • al trattamento di dati personali che riguardano l’interessato a fini di: invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, comunicazioni commerciali
  • al trattamento di dati trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici salvo in caso di interesse pubblico nel trattamento